Если у вас до трех десятков клиентов и занятия идут пару раз в день — таблиц действительно хватает. Но как только расписание раздувается, нанимаются новые тренеры, а оплат становится в разы больше, Excel превращается в карточный домик. Владелец занимается не бизнесом, а бесконечными сверками, администраторы вместо работы с клиентом начинают тонуть в таблицах, а тренеры сталкиваются с постоянными ошибками в начислениях.
Узнаете себя хотя бы в одном пункте ниже? Самое время автоматизироваться.
Признак 1. Таблиц все больше, а порядка все меньше
Расписание, абонементы, заморозки, зарплаты, переносы, замены… Каждая вкладка живет своей жизнью. Стоит одному тренеру выйти на замену — рушатся формулы, съезжают строки, а дежурный админ идет «чинить» сводный отчет.
Что это означает на практике:
- Данные дублируются и расходятся между файлами
- Нельзя быстро ответить на простой вопрос: «Сколько мест осталось в вечерней группе на завтра?»
- Любая правка отнимает часы и порождает новые ошибки
Как должно быть в CRM: единое расписание для групповых и персональных тренировок, автоматическая проверка пересечений по залам и тренерам, онлайн-обновление на сайте и в приложении. Один источник правды — ноль ручных синхронизаций.
Признак 2. Посещаемость и зарплаты считаются вручную
«Ставила посещения ночью, промахнулась на строку — переплатила тренеру», «Не отметили два визита — клиент ругается» — знакомо? Ручной учет неизбежно дает сбои: где-то забыли отметить, где-то формулу стерли, где-то не учли заморозку.
Что это означает:
- Конфликты внутри команды и недоверие к расчетам.
- Потерянные деньги из-за банальных неточностей.
Как должно быть в CRM: посещаемость отмечается в пару кликов с телефона тренера, система сама учитывает тип занятия, стоимость, ставки и бонусы, зарплаты считаются по заданным правилам — без калькулятора и ночных марафонов.
Признак 3. Записи расползлись по чатам, а админ теряется в переписках
Кто-то пишет в WhatsApp, кто-то в директ, кто-то звонит. В итоге: часть броней теряется, люди приходят «без записи», растут очереди на ресепшене, раздражаются постоянные клиенты — «меня снова забыли внести».
Что это означает:
- Администратор все время «в мессенджерах» вместо живых задач.
- Занятия стартуют с задержкой из-за ручных сверок.
- Новички не доходят — их просто не успели подтвердить.
Как должно быть в CRM: запись 24/7 через виджет на сайте, соцсети и мобильное приложение, клиент видит только доступные слоты, получает напоминания и сам управляет переносами, администратор дает сервис клиентам, которые уже пришли, а не копается в записях, пока на ресепшене скопилась очередь.
Признак 4. Формулы ломаются, данные теряются — крайним остается админ, а платит — владелец
Excel не прощает «случайных» исправлений: удаленная ячейка, сбитый диапазон — и отчет по выручке уже не сходится с кассой. Ручные правки множат риски, особенно когда несколько людей редактируют один файл.
Что это означает:
- Отсутствие прозрачности: сложно понять, что приносит прибыль, а что тянет вниз.
- Срыв решений — нет уверенности в цифрах, значит, нет быстрых действий.
- Репутационные потери, когда клиенту называют неверную информацию.
Как должно быть в CRM: все изменения логируются, доступы разграничены, отчеты формируются автоматически — доход, средний чек, загрузка тренеров, динамика продлений. Цифры готовы для принятия решений, без «еще раз перепроверить».
Признак 5. Сверки и подсчеты отнимают 3–4 часа в неделю (минимум)
Каждый месяц повторяется одно и то же: выгрузки, своды, ручные проверки, звонки и уточнения. Время, которое могло бы уйти на развитие, уходит в «операционку ради операционки».
Что это означает:
- Руководитель вечно «в таблицах», а не в стратегии.
- Маркетинг работает «на глазок»: непонятно, какой канал реально окупается.
- Команда выгорает — и текучка становится нормой.
Как должно быть в CRM: ключевые показатели — в одном дашборде, продления абонементов — по триггерам, предоплата — под контролем, касса — встроенная и законная, а не «переводом на карту». Рутины становится меньше, качества — больше.
Почему переход из Excel — это не «дорого и сложно», а выгодно уже сейчас
- Онлайн-запись до 85% без участия администратора. Клиенты сами выбирают слоты, отменяют и переносят — запасной план не нужен.
- Минус опоздания и пропуски. Автоматические напоминания (push/SMS/email) приходят вовремя, а подтверждение номера исключает «фантомные» брони.
- Зарплаты — без нервов. Условия начислений задаются один раз, дальше система считает сама, фиксируя каждое изменение.
- Прозрачные финансы и аналитика. Видно, что приносит деньги: групповые, персональные, аренда залов, сертификаты, онлайн-тренировки.
- Порядок в доступах. Права сотрудников настраиваются по ролям, история действий сохраняется — никакой «самодеятельности» с базой и абонементами.
Что даст AppEvent
AppEvent берет на себя записи, оплаты, учет абонементов и расчет зарплат — в одном сервисе. Клиентам удобно (записались, оплатили, получили уведомления), тренерам спокойно (списки и отметки — в телефоне), администратору легко (никаких бесконечных чатов и таблиц), у владельца — чистые цифры и понимание следующего шага.
- Запись 24/7 через виджеты и приложение.
- Электронные абонементы вместо бумажных карт и «сколько у меня осталось?».
- Встроенная онлайн-касса с автоматическими чеками.
- Автопродления и предоплата по правилам, которые вы задаете.
- Отчеты и дашборды для управленческих решений — без ручных сводок.
- Приложение для тренеров — списки, посещаемость, оплаты в два тапа.
Маленький чек-лист для самопроверки
- Больше двух таблиц для расписаний и зарплат — да/нет?
- Хоть раз теряли запись/клиента из-за переписки в мессенджерах — да/нет?
- Зарплаты пересчитываете вручную — да/нет?
- Нет уверенности, какие направления прибыльны — да/нет?
- Раз в месяц устраиваете «ночь отчетов» — да/нет?
Если одно «да» уже есть — переход в CRM окупится быстрее, чем кажется.
Попробуйте AppEvent бесплатно — почувствуйте, как порядок наводится сам, а команда дышит свободнее.